01

Zeker eerst lezen: praktische tips rond het factureren

De FACTUUR is een belangrijk handelsdocument voor alle ondernemingen.  Het papieren of elektronisch document bevestigt enerzijds de levering van diensten of producten en is anderzijds belangrijk inzake de betaling, inbegrepen het aspect van de (inter)nationale BTW-verplichtingen.  We hebben echter zelf regelmatig vastgesteld dat sommige zelfstandigen en bedrijven soms toch wat slordig omgaan met het begrip FACTUUR en de daaraan verbonden wettelijke verplichtingen.  Net daarom schrijven we deze uiteenzetting.

Als ondernemers dienen we er dus voor te zorgen dat ons bedrijf op alle vlakken financieel gezond blijft.  Een eenvoudige, duidelijke en overzichtelijke factuur zal uw klanten aanzetten tot een snellere betaling.  Temeer omdat het snel ontvangen van die centen ook belangrijk is om je eigen uitgaven tijdig te dekken.

Vandaag de dag bestaan er efficiënte e-platformen waar u simpel en snel een heldere factuur aanmaakt: in een handomdraai maak je offertes, facturen, creditnota’s, bons, herinneringen,… en stuur je ze via mail.  Dergelijke software zorgt ervoor dat u gemakkelijk kan werken en dat veel zaken automatisch verlopen.  

Kies daarom voor software die niet enkel facturen aanmaakt maar ook automatisch debiteuren beheert.  Met je persoonlijke gebruikslogin en paswoord staan die gegevens altijd en overal voor jou beschikbaar.

Factureren houdt dus inderdaad wel degelijk enkele risico’s in, die u maar beter indekt, vanaf vandaag, want wanneer u een factuur maakt, die onvolledig of niet correct is, dan riskeert u een boete voor elke factuur die niet voldoet aan de wettelijke bepalingen.  Ook omgekeerd geldt hier dat, wanneer men als zelfstandige zelf een factuur ontvangt, men best nagaat of ook deze factuur werd opgesteld volgens de regels van de kunst en de wetgeving.  In het slechtste geval kan dergelijke factuur en daaraan verbonden uitgaven zelfs verworpen worden uit uw aftrekbare kosten.  Een factuur verdient dus al uw aandacht!

Vervolgens zijn ook algemene voorwaarden, vermeld op de factuur, zeer belangrijk en zelfs noodzakelijk bij geschillen. Het is ook vaak een kleine moeite om enkele relevante artikelen op te nemen in dergelijke algemene verkoopsvoorwaarden.  Zo voorkomt u misverstanden en beperkt u misgelopen inkomsten.  Let er evenwel op dat uw algemene voorwaarden enerzijds conform de wetgeving zijn (zie verder) en anderzijds op al uw handelsdocumenten (zoals bestelbonnen) dienen voor te komen om in orde te zijn!

In deze uiteenzetting komen in bepaalde hoofdstukken wettelijke verplichtingen voor: stoor u niet aan de saaie tekst, het is gewoon de wet.  Een verwittigd man of vrouw is er twee waard. En vooral: kennis is macht!

Tenslotte hebben we ook aandacht voor het beheer van uw debiteuren, want uiteindelijk zijn het enkel en alleen de aan u betaalde facturen die voor uw omzet en daaraan gekoppelde winst kunnen zorgen!  Goed en mogelijks geautomatiseerd beheer van debiteuren is de basis van een financieel gezond bedrijf, al moet u gaan tot incasso van openstaande bedragen: u heeft er hoe dan ook uitgaven voor gemaakt.

In deze uiteenzetting behandelen we boeiende topics en beogen de financiële gezondheid van uw onderneming!
We leggen U graag eenvoudig uit, waarop U moet letten en hoe U deze zaken gewoon het best aanpakt.
We wensen U veel leesplezier en alle succes in de praktische toepassing!

02

Wanneer, waarom en waarvoor factureren?

In een factuur kunnen enkel en alleen die diensten en goederen vermeld worden, die effectief geleverd werden of worden. Vaak is dat voorafgegaan door een bestelling of akkoord. Soms vragen klanten een offerte of is dat zelfs een wettelijke verplichting. Bij bevestiging door de consument, zal bij uitgestelde leveringen eveneens een kopie van de bestelbon afgeleverd dienen te worden. Alle ondertekende of (via e-mail of andere elektronische wijze) bevestigde offertes of bestelbonnen zijn dan ook bepalend voor wat uiteindelijk mag worden gefactureerd aan de klant, als natuurlijke persoon of rechtspersoon.

De Belgische wetgeving leert ons dat voor elke levering van goederen of diensten die men verricht in de uitoefening van economische activiteiten, men aan de klant, wanneer deze BTW-plichtig is of indien het een rechtspersoon is (al dan niet BTW-plichtig), een factuur moet uitreiken, waarop de verschuldigde BTW wordt aangerekend. De factuur moet uitgereikt worden ten laatste de 15de dag van de maand na de maand waarin de BTW opeisbaar wordt, over het geheel of over een deel van de prijs. De BTW wordt in principe opeisbaar op het tijdstip waarop de handeling wordt verricht. In bepaalde gevallen waarin BTW opeisbaar wordt vóór levering van goederen of voltooiing van diensten, gelden er andere regels.

U moet ook altijd een factuur uitreiken als u aan niet btw-plichtige personen een levering van goederen verricht, die valt onder de verkoop op afstand, middels e-shop of als u een nieuw vervoermiddel levert.

Daarnaast bestaat er geen verplichting om een factuur uit te reiken voor het leveren van goederen of verrichten van diensten aan natuurlijke personen (btw-plichtig of niet) die de goederen of diensten voor hun privégebruik bestemmen. In die gevallen moet u kiezen: of vrijwillig een factuur uitreiken of die ontvangsten inschrijven in het dagboek van ontvangsten. Inschrijven in het dagboek van ontvangsten moet in principe 1 keer per dag, als totaalbedrag gebeuren. Voor alle leveringen van goederen waarvan de eenheidsprijs meer dan 250,- EUR (btw incl.) bedraagt, moet u echter een aparte inschrijving doen.

Toch zijn er enkele uitzonderingen op de mogelijkheid om af te zien van het uitreiken van een factuur. Zelfs wanneer de medecontractant een natuurlijke persoon is die voor privébehoeften handelt, moet u altijd een factuur uitreiken, in elk van onderstaande situaties:

• levering van goederen en diensten, vrijgesteld van btw en verricht in het kader van internationale relaties
• levering van voor personen- of goederenvervoer bestemde nieuwe of tweedehandse vervoermiddelen en levering van onderdelen, toebehoren en uitrustingsstukken en verrichten van werken voor een bedrag van meer dan 125,- EUR (btw incl.) die worden verricht aan deze voertuigen of aan andere vervoermiddelen
• leveringen gedaan in inrichtingen of op plaatsen die normaal niet toegankelijk zijn voor particulieren
  
• onroerende werken en levering van nieuwe gebouwen en van zakelijke rechten op die gebouwen
• leveringen gedaan door producenten of groothandelaars;  verkoop op afbetaling en huurkoop
• levering van goederen en diensten bestemd voor de oprichting van een nieuw gebouw
• levering van goederen die duidelijk bedoeld zijn voor enig beroepsmatig gebruik
• leveringen van beleggingsgoud voor een bedrag van meer dan 2.500,- EUR
• diensten van verhuizing of meubelbewaring en de bijhorende prestaties

Uitzondering: uitbaters van een hotel, restaurant of gelegenheid waar regelmatig maaltijden genuttigd worden en uitbaters van een carwash moeten aan hun klanten een genummerde en door een erkende drukker gedrukte rekening of ontvangstbewijs uitreiken. Die rekening of dat ontvangstbewijs mogen vervangen worden door een ticket van een kasregister of van een geregistreerd kassasysteem.

Bewaartermijn: men moet alle facturen, kopieën van facturen, kasboeken en andere stukken bewaren gedurende 7 jaar, vanaf 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin de boeken afgesloten werden of vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking van de facturen of de andere stukken. Die boeken, facturen en stukken moet u op elke vraag van de controleagenten, zonder verplaatsing en zonder onnodig uitstel, kunnen voorleggen.

03

Hoe een wettelijk correcte factuur maken?

We sommen eerst de algemene vermeldingen op, die op alle facturen moeten staan en vervolgens de specifieke bijzondere vermeldingen die enkel in bepaalde gevallen moeten worden opgenomen.

Op uw  - al dan niet elektronische -  facturen moeten altijd minstens volgende vermeldingen staan:

• Uw naam of maatschappelijke benaming, aard van de rechtspersoon en uw correct adres 
• We adviseren om het woord “FACTUUR” te vermelden op de voorzijde van het document
• Steeds ook het uniek volgnummer van de factuur en de datum (in logische opeenvolging)
• Het bankrekeningnummer van de uitschrijver der facturen (de rechtspersoon)
• Het Belgische BTW-nummer (ondernemingsnummer niet extra vermelden)
• De naam van de ontvanger van deze factuur en het adres van de ontvanger 
• De leveringsdatum voor de geleverde goederen of de prestatiedatum bij dienstverlening
• De beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen of van de verstrekte diensten, voldoende gedetailleerd, net als alle noodzakelijke gegevens om de aard van de verrichte handeling te kunnen vaststellen, naast het van toepassing zijnde BTW-tarief
• Prijs of eenheidsprijs (gesplitst per handeling of voorwerp bij verschillende BTW-tarieven)
• Totaalbedrag exclusief BTW, het BTW-percentage, het bedrag van de verschuldigde BTW (per BTW-tarief) en het totaal aan u te betalen bedrag (inclusief BTW) van deze factuur
• Eventuele betalingscondities, toegekende kortingen en mogelijke bijzondere voorwaarden, naast de opvallende vermelding van de vervaldatum (zet geen termijn, wel een vervaldag)
• Mogelijke reden voor vrijstelling, indien de gefactureerde niet aan de BTW onderworpen is
• Mogelijke verwijzing naar voorgaande facturen, bij deelfacturen voor eenzelfde handeling
• Algemene voorwaarden: deze zijn niet verplicht, doch aanbevolen bij mogelijke discussies

• Als de handeling vrijgesteld is van BTW: “vrijgesteld van BTW op grond van artikel ……”
  De wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet wel gedetailleerd omschreven zijn.
• Wanneer de BTW verschuldigd is door de medecontractant: “BTW verlegd”
• Bij zelf-facturatie (self-billing): “factuur uitgereikt door afnemer”
• Bij verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, voertuigen, reizen, gebruikte goederen,…: “bijzondere vermeldingen opgelegd door de wetgeving: ……”

• Bij een eerste overtreding, voor zover deze toevallig is en geen afbreuk doet aan de schatkist: een boete van 25 EUR per factuur, met een minimum van 50 EUR en maximum van 500 EUR
• Bij alle andere eerste overtredingen: 50 EUR per factuur, met een maximum van 250 EUR
• Bij de tweede overtreding: 125 EUR per factuur met een maximum van 1.250 EUR
• Bij volgende overtredingen: 250 EUR per factuur met een maximum van 5.000 EUR

04

De bijzondere en algemene voorwaarden

Men is niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen. In dat geval gelden de principes van het algemeen recht. Wij adviseren om mét algemene voorwaarden te werken. Uw algemene voorwaarden dienen tevens te worden vermeld op al uw facturen en in alle handelsdocumenten, zoals bestelbonnen, zodat uw klanten kennis kunnen nemen van deze algemene voorwaarden, alvorens ze de koop sluiten. Inspirerend voorbeeld van artikels die kunnen opgenomen worden in eigen algemene voorwaarden:

• Elke bestelling impliceert expliciete aanvaarding van onze algemene voorwaarden door de klant.
• De goederen of diensten worden geleverd binnen de termijn zoals op de bestelbon vermeld, rekening houdend met de gebruikelijke tolerantie eigen aan de aard van de industrie of handel.
• Alle facturen zijn contant betaalbaar op ons bankrekeningnummer dat op facturen vermeld is. Onze facturen dienen te worden betaald binnen de acht kalenderdagen na de factuurdatum. Betalingen na deze termijn brengen van rechtswege en zonder ingebrekestelling 12% interest en 10% forfaitaire vergoeding als schadebeding op, op het factuurbedrag (minimum 120,- EUR).
• Geleverde goederen blijven onze eigendom tot wanneer de volledige prijs (hoofdsom, kosten en interesten) betaald is. De verkrijger draagt de risico’s vanaf levering. Deze moet de goederen in perfecte staat bewaren tot de volledige betaling. Bij gebrek aan betaling van onze factuur op de tiende dag na de aangetekende zending van een aanmaning, kan de overeenkomst door ons van rechtswege en via een eenvoudige aangetekend verzonden verklaring worden ontbonden. Dit alles onverminderd het betalen van schadevergoeding door deze in gebreke gebleven koper.
• De goederen of diensten worden geleverd zoals omschreven op de factuur of in de bestelbon. Mogelijk protest dient - met duidelijke omschrijving van reden - aangetekend toe te komen op onze maatschappelijk zetel, binnen de zeven dagen na de factuurdatum om ontvankelijk te zijn. Verborgen gebreken dienen gemeld te worden binnen een korte termijn na ontdekking ervan.
• Indien de klant de koopovereenkomst verbreekt of annuleert of indien de overeenkomst door zijn/haar toedoen geen doorgang kan vinden, is deze klant onverwijld een schadevergoeding aan ons verschuldigd ten bedrage van minimum 30% van het totaalbedrag van deze bestelling.
• In de gevallen waarin de Wet van 1.9.2004 - betreffende de bescherming van de consumenten bij verkoop van consumptiegoederen - geen toepassing vindt, is volgende regeling toepasselijk: door de inontvangstneming of het meenemen van de goederen erkent de koper uitdrukkelijk dat de koopwaar beantwoordt aan zijn bestelling en vrij is van enig zichtbaar gebrek. Andere gebreken moet de koper binnen de zeven dagen na ontdekken ervan schriftelijk aangetekend melden aan de verkoper. Speelt de eerder aangehaalde wet wel, dan moet de klant ons bedrijf schriftelijk op de hoogte stellen van het gebrek aan overeenstemming binnen de twee maanden vanaf de dag waarop de consument het gebrek heeft vastgesteld, dit alles op straffe van verval.
• Onze overeenkomsten en de algemene voorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht. In geval van betwistingen is uitsluitend het vredegerecht van het kanton of de rechtbanken van het arrondissement van onze bedrijfszetel bevoegd, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft. 

• Geldigheidsduur van gemaakte offertes
• Aanvaarding van offertes en bestellingen
• Bedenktijd of mogelijk recht van herroeping
• Kosten van transport, verzekering, invoerrechten
• Verantwoordelijkheden bij transport en levering
• Beperking van mogelijke aansprakelijkheden
• Bepaling van mogelijke schadevergoedingen
• Overmacht bij levering en potentieel gevolg
• Procedure en mogelijke kosten voor incasso
• Voorwaarden of bepalingen bij garantie
• Afwikkeling van geschillen via arbitrage
• ……

• Recht op informatie voor al uw klanten
• Recht op inzage van bijgehouden data
• Recht op correctie van alle gegevens
• Recht op verwijdering van gegevens
• Recht op verzet tegen verwerking
• Recht op weigering van profiling
• Recht op overdraagbaarheid
• ……

05

Wat moeten we weten over betalingstermijnen en kasstromen?

Uw cashflow is een meetinstrument om uw financiële positie op te volgen. Banken zien de ontwikkeling van uw kasstroom als element bij beoordelen van uw kredietaanvraag. Cashflow is de kasstroom en dus het verschil tussen inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode van een maand, kwartaal of jaar.

Voorkomende negatieve cashflow betekent dat er meer geld uitgaat dan dat er binnenkomt, wat grote gevolgen kan hebben. Net zoals bij uw gezin als het meer uitgeeft dan wat er in totaal binnen komt. En dan komt u in een situatie dat er geld moet worden geleend, om aan de verplichtingen te voldoen.

Geld lenen kost geld en het is de laatste jaren steeds moeilijker geworden. Soms is negatieve cashflow niet te voorkomen, zoals bij grote investeringen, maar die leveren nadien wel weer meer op. Als echter de cashflow te lang negatief blijft, ontstaat er een negatieve spiraal en wordt het moeilijker om daar uit te komen. Maak daarom alle medewerkers bewust van het belang van kasstroom. Iedereen draagt bij!

Bij mogelijke positieve cashflow komt er meer geld binnen dan eruit gaat om aan al uw verplichtingen te voldoen. U kan dan uw leveranciers contant betalen, tegen een extra korting voor extra rendement. Kasstroom is smeerolie voor uw bedrijf: als er te weinig is, begint de motor te sputteren. Dat mag niet.

Wanneer uw klanten te laat betalen, dan kost u dat enerzijds geld, maar anderzijds kan daardoor ook uw eigen onderneming financieel in moeilijkheden komen: daartegen kan u zich dan ook best wapenen. Als ondernemers dienen we er dus voor te zorgen dat ons bedrijf op alle vlakken financieel gezond blijft.

Een efficiënte facturatie en dito debiteurenbeheer zullen dan ook een optimale kasstroom beïnvloeden. Voldoende kasstroom of verse aanvoer van financiële middelen, om uitgaven te dekken, zijn noodzaak!

Snellere betaling levert u toch al gauw een halve maandomzet als extra cashflow ter uwer beschikking.

En eenvoudige, duidelijke en overzichtelijke facturen zetten uw klanten aan tot een snellere betaling. Temeer omdat snel ontvangen van alle centen ook belangrijk is, om uw eigen uitgaven tijdig te dekken.

Kies daarom voor software die niet enkel facturen aanmaakt maar ook automatisch debiteuren beheert. Goed en mogelijks geautomatiseerd beheer van debiteuren is de basis van een financieel gezond bedrijf, al moet u gaan tot incasso van openstaande bedragen: u heeft er hoe dan ook uitgaven voor gemaakt.

Het toestaan van een bepaalde betalingstermijn is een van de elementen die uw aandacht verdienen: wanneer u een betalingstermijn toestaat, is een week na levering gebruikelijk (we spreken dan vaak over contante betaling) en een maand eigenlijk een best te hanteren maximum. We spreken in beide gevallen over een solvabele klant. Anderen dienen best vooraf te betalen en niet alleen een voorschot.

Alvorens een overeenkomst te sluiten met uw klanten, denkt u best aan enkele belangrijke elementen:

Stel duidelijke algemene voorwaarden op en vermeld ze bij het verkoopgesprek en het invullen van de bestelbon. Laat de klant ondertekenen dat hij de voorwaarden goedkeurt. Zorg ervoor dat de algemene voorwaarden volledig zijn, met eigendomsvoorbehoud en korte betalingstermijnen, met schadebeding.

Wanneer nodig of mogelijk, vraagt u gewoon een voorschot: daar is niks mis mee. Bij aankopen hoger dan 5.000,- EUR mag maximaal 10% van het bedrag cash worden betaald, voor zover dat voorschot zelf lager blijft dan 3.000,- EUR. Factureer altijd direct en maak bij langlopende prestaties ook tussentijdse facturen. Onderzoek best grotere klanten door vooraf een rapport op te vragen bij een kredietbureau.

Weet ook dat wanneer u het te ruim neemt met betalingstermijnen, de klanten aanvoelen dat ze bij u niet snel moeten betalen en ze stellen het altijd maar langer uit, tot zelfs de een of de ander uiteindelijk in faling gaat … en dan bent u meteen het hele bedrag openstaande verloren. Dat is nergens goed voor.

Denk dagelijks (geautomatiseerd) aan de kasstroom voor uw bedrijf: hanteer korte betalingstermijnen!

06

Openstaande facturen sneller, vriendelijk en efficiënt opvolgen

• Begin met algemene voorwaarden die duidelijk vermeld worden bij uw verkoop en facturatie.
• Waar nodig of wenselijk, vraagt u 30% of meer als voorschot, te voldoen voor de levering zelf.
• Hanteer een betalingstermijn van 5 à 15 dagen, volgens uw gewoonten en de geplogenheden.
• Factureer efficiënt, snel en regelmatig: maak direct de factuur op, zo vaak u kan en verzend ze meteen aan uw klant, via post of via e-mail.  Wanneer u té lang wacht, denkt uw klant dat deze betaling voor u niet belangrijk is en geeft u zelf (onbedoeld) een signaal om gerust te wachten. Slechts een keer per maand factureren is een verkeerde gewoonte. Het werk duurt even lang, maar de klant van het begin van de maand zal uiteindelijk zijn factuur een maand later krijgen.
• Volg uw openstaande facturen snel op want korte betalingstermijn resulteert in snelle betaling. Geef uw debiteur niet te veel tijd door te lang te wachten met facturatie, betalingsherinnering en aanmaningen. Wanneer u zelf te veel ruimte laat, is dat een vrijgeleide voor uw klant om zijn betaling nog wat langer uit te stellen en alweer anderen - die korter op de bal spelen - te laten voorgaan. Door gemakkelijk te zijn, loopt u een groot risico uiteindelijk niet betaald te worden.
• Sommige bedrijven geven reeds twee weken betalingstermijn, dan nog eens twee weken voor de betalingsherinnering en dan nog eens extra weken bij aanmaningen, enz. … Zo heeft uw klant al gauw door dat hij vlotjes een maand extra krijgt om te betalen en krijgt u het geld veel te laat!
• Wanneer de factuur niet op de vervaldatum betaald blijkt te zijn, moet u reeds twee dagen later een betalingsherinnering sturen! Enkel zo werkt het: streng maar rechtvaardig! En enkel en alleen met dergelijke aanpak weet uw klant dat u alles kort opvolgt: ook dat is een sterk signaal!
• Goede facturatiesoftware zal het debiteurenbeheer vrijwel automatisch laten verlopen, volgens uw eigen wensen, parameters en instellingen. Hou dan rekening met alle voorgaande adviezen!
• Wanneer een factuur langer dan voorzien blijft open staan, kan u de klant ook gewoon bellen: een aangename dialoog geeft u beiden een goed gevoel, leidt tot oplossingen, bewerkstelligt een snellere betaling en houdt ook de relatie tussen uw bedrijf en uw klant zo optimaal mogelijk. Wanneer een klant tijdens dat telefoongesprek belooft om te betalen, is er bij hem meer druk.
• Een vriendelijke betalingsherinnering is goed, maar een meer dwingende aanmaning die daarop volgt is echt wel beter: zo weet uw klant dat u kort de betalingen opvolgt en dat de volgende stap het incassobureau, de deurwaarder of de rechtbank kan worden, met bijkomende kosten!
• Een goede raad is bij betalingsherinneringen en aanmaning de betaaltermijn korter te maken dan de oorspronkelijk gegeven betaaltermijn bij facturatie: zo voelt de klant druk op de ketel.
• Wanneer het beheer van debiteuren - gesteund door een goed facturatieprogramma - gebeurt door iemand die zelf goed overweg kan met klanten, zullen uw facturen vlotter betaald worden. Zo iemand dient harde afspraken te kunnen maken en bevoegd te zijn om mogelijke spreiding van betaling toe te staan. Soms kan het beter zijn in twee of drie keer je geld te krijgen dan niet. U kan een betalingsregeling treffen als de klant niet in staat is te betalen, waarbij u de afspraken op papier zet en de regeling ongeldig kan worden verklaard indien de klant stopt met betalen.
• Door korter op de bal te spelen - zoals hierboven aangehaald in detail - bespaar je ook nog eens extra tijd en dus geld, omdat het administratieve werk voor de betalingsopvolging vermindert.
  

07

Omgaan met slechte betalers: tips bij bellen, mailen en schrijven

Wanneer u de tips en adviezen uit voorgaande hoofdstukken consequent toepast, wordt het omgaan met potentieel slechte betalers al een stuk eenvoudiger en aangenamer. Het kader is beter geschetst en de klant zou moeten weten waar hij aan toe is. Trek dan ook de lijn door wanneer een klant na uw betalingsherinnering niet heeft betaald, door hem twee, drie dagen na de vervaldatum te telefoneren. Belangrijk is te vermelden dat je geen nieuwe levering meer doet, alvorens de openstaande betaald is. Wees altijd vriendelijk en correct, maar wees to-the-point. Sluit jullie telefoongesprek altijd positief af.

Bij goede facturatiesoftware zijn mogelijke betalingsherinneringen en aanmaningen vooraf opgesteld. Normaal kan je dan nog periodes en andere parameters en voorkeuren instellen, volgens je eigen wens.
 
Om uw telefoontjes naar debiteuren te vergemakkelijk, sommen we hierna graag enkele vaak gebruikte redenen, excuses en tegenwerpingen van debiteuren op, met onze tips voor anticipatie en oplossingen:

• Ik heb nu (even) geen tijd: ik bel u terug. Vraag wanneer hij/zij jou dan precies terugbelt: noteer dag, uur, naam en rechtstreeks (mobiel) telefoonnummer van degene waarmee je gebeld hebt.
• De verantwoordelijke is er niet (vrijaf, ziek, beurs, …) Als hij/zij langer tijd onbereikbaar zou zijn, vraag dan naar de verantwoordelijke die de zaken overneemt. Vraag anders naar hun directie.
• Ik beslis daar zelf niet over. Vraag altijd naar de juiste persoon. Als die afwezig of onbereikbaar is op je belmoment, vraag dan naam, direct telefoonnummer en bereikbaarheid/aanwezigheid. Laat je niet afschepen met een (loze) belofte dat men jou wel terugbelt: zorg dat je ook de naam en het telefoonnummer hebt, zodat je zelf kunt bellen als die afspraak niet nagekomen wordt.
• We wachten zelf op ‘n grote betaling aan ons: als dat binnen is, betalen we direct uw factuur. Zeg gerust dat de betalingstermijn nu al te ver overschreden is en dat de klant de betaling per direct moet voldoen. Houd er tevens rekening mee dat deze klant waarschijnlijk financieel in de problemen zit en dat de kans bestaat dat hij op relatief korte termijn in faling gaat. Reageer daarom in dergelijke situatie altijd direct met een aangetekende briefwisseling aan deze klant.
• We kunnen uw factuur op dit moment niet betalen. Stel meteen een betalingsregeling voor. Vertel de klant dat dit de laatste mogelijkheid is en als hij deze afspraak niet nakomt, deze vordering uit handen wordt gegeven. Zet deze afspraken op papier en laat deze ondertekenen.
• We zullen het nakijken in de boekhouding. Vraag wanneer men u dan precies terugbelt: noteer dag, uur, naam en rechtstreeks (mobiel) telefoonnummer van degene waarmee je gebeld hebt.
• Ik wacht nog op goedkeuring voor die betaling. Vraag wanneer men u precies terugbelt: noteer dag, uur, naam en rechtstreeks (mobiel) telefoonnummer van degene waarmee je gebeld hebt. Vraag gerust naar de persoon die de goedkeuring moet geven. Als die afwezig of onbereikbaar is op je belmoment, vraag dan naam, direct telefoonnummer en bereikbaarheid/aanwezigheid.
• We hebben andere betalingsvoorwaarden / We betalen altijd pas na twee maand. Controleer de betalingstermijn die afgesproken is bij verkoop en op factuur of in je algemene voorwaarden. Wijs ze daar op en spreek eventueel andere condities af voor een volgende levering, niet deze.
• Ons computersysteem ligt nu plat. Vraag wanneer dit hersteld zal zijn en zeg dat je dan zeker terugbelt. Als dit de zoveelste reden is om niet te betalen, kun je telefonische betaling vragen.
• We gaan uw factuur zeker betalen. Vraag direct wanneer het bedrag dan wordt overgeschreven naar jullie bedrijf. Als dat op korte termijn is, zeg dan gewoon dat je deze datum ook noteert en zelf opvolgt. Hou deze datum scherp in de gaten en bel als men met twee dagen overschrijdt. Duurt de geplande betalingsdatum te lang, geef dan aan dat de betalingstermijn al ruimschoots verstreken is en dat deze factuur toch eerder betaald moet worden: zoniet ben je genoodzaakt extra intrest en administratiekosten in rekening te brengen of de vordering uit handen te geven.
• Oei, we hebben die factuur blijkbaar niet ontvangen. Ik vind die factuur precies niet terug. Kan u ze nog eens sturen? Vraag meteen of de klant de herinneringen wel ontvangen heeft? Zo ja, vraag waarom heeft hij/zij dan geen eerdere reactie gaf op die herinneringen? Stuur direct een kopie van de factuur op. Bel meteen terug om te vragen of deze kopie goed ontvangen is en spreek een snelle betaaltermijn af. Stond het correcte adres toch fout in uw systeem, corrigeer dat dan en stuur dezelfde factuur nogmaals per post en/of mail. Afhankelijk van oorzaken voor mogelijk fout adres (klant meldde zelf geen adreswijziging) spreek je korte betalingstermijn af.
• De factuur klopt niet volledig of er is een klacht. Ga na of deze klant al eerder heeft gereageerd met deze klacht en of deze ondertussen al is opgelost. Ga na of deze klacht terecht/correct is. Zo ja, dan moet dit opgelost worden, alvorens een volledige betaling kan worden gevorderd. Men kan altijd wel afspreken dat deze klant reeds een deel betaalt, voor goederen of diensten die wel goed geleverd werden. Als de klacht toch onterecht blijkt, zet je vordering dan direct verder: communiceer naar de klant dat deze factuur binnen de termijn betaald moet worden. Zo niet, komen er extra kosten bij en wordt die vordering doorgegeven aan het incassobureau.
• We hebben die bestelling niet ontvangen. Verstuur goederen altijd met bewijs van  verzending of ontvangst: je confronteert de klant hiermee, als die onrecht claimt niks te hebben ontvangen.
• Ja, maar die factuur is reeds betaald. Vraag wanneer die factuur dan wel betaald is, welk bedrag en met welke mededeling. Controleer eerst samen het factuurnummer. Als jij die betaling toch niet terugvindt, vraag dan om direct een betalingsbewijs te mailen. Bijvoorbeeld een kopie van een uittreksel of een afschrift van de betalingsopdracht. Wil je klant dit niet, vertel dan dat de factuur als onbetaald wordt beschouwd en dat je de vorderingsprocedure verder zal uitvoeren.
• We hebben al iets met uw collega afgesproken. Vraag met wie die afspraak gemaakt is en vraag direct na bij die collega. Weet niemand daar iets van, stuur dan een aangetekende aanmaning wanneer die persoon voet bij stuk houdt. Of zeg dat het wel over een ander bedrijf zal gaan, want dat men in jullie bedrijf van niets weet en dat enkel jij zelf dergelijke afspraken kan maken.
• We wachten eerst op uw creditnota. Ga meteen na of iemand - schriftelijk - bepaalde afspraken of beloftes heeft gemaakt, met betrekking tot een creditnota. Ga direct na wat hier van klopt.

Wanneer de debiteur uitvluchten blijft geven: reageer dan rustig maar directief met de volgende vraag: En hoe gaat u er dan effectief toch voor zorgen dat het factuurbedrag morgen op onze rekening staat?  U kan dan dergelijke belofte meteen schriftelijk via mail aan deze persoon sturen en de directie in copy.

Stel open vragen zodat de klant actief aan het gesprek moet deelnemen door te antwoorden. Op deze manier vermijd je een gemakkelijke JA of NEE en krijg je meer informatie en ook snellere toezeggingen.

Baken altijd het echte probleem af: mogelijke punten van discussie dienen steeds afdoend besproken te worden, tot ieders tevredenheid, zodat die klant dit naderhand niet nog als een excuus kan gebruiken. Stel bijvoorbeeld de vraag: “Als ik die creditnota doormail, voldoet u dan meteen correct de betaling?”  Eventueel laat u de klant eerst het saldo voldoen, alvorens u de beloofde creditnota opmaakt en mailt.

Bevestig de gemaakte afspraken altijd schriftelijk en stuur ze eventueel aangetekend naar de debiteur.

08

Wanbetalers en rechtsmiddelen: incasso of naar de rechtbank?

Bij wanbetaling is het enorm belangrijk om kort op de bal te spelen: hoe ouder de factuur, hoe moeilijker het wordt om nog een volledige betaling te bekomen. Laat openstaande facturen dus tijdig invorderen.

Wanneer u - na correcte facturatie en goed debiteurenbeheer - na een vooropgestelde periode van enkele weken (niet langer!) toch geen betaling hebt bekomen, geef het dossier dan gedocumenteerd direct door aan een externe partij, zoals een incassobureau, een gerechtsdeurwaarder of uw advocaat.

Via een incassobureau kan u de niet-betaalde facturen laten innen, tegen een gemiddelde vergoeding van 10% op geïnde bedragen. Wordt er niets geïnd, dan betaalt u niets of een afgesproken vast bedrag. Het incassobureau zal de zogeheten minnelijke invordering opstarten: zij manen uw wanbetaler aan om de onbetaalde factuur of facturen te voldoen en de achterstallige betaling uit te voeren op hun rekening. Een incassobureau zal eveneens trachten om - naast de hoofdsom - bijkomend een (in uw algemene voorwaarden bedongen) intrest en schadebeding te recupereren: maak hierover duidelijke afspraken. U merkt andermaal het belang van duidelijke algemene voorwaarden en een sterk debiteurenbeheer!

U kan ook zelf beroep doen op een advocaat of een gerechtsdeurwaarder: aan hen kan u vragen om een aanmaningsbrief te schrijven. Zij kunnen de ingebrekestelling opstellen op maat van uw bedrijf en aangepast aan uw specifieke algemene voorwaarden. Bovendien zal hun betrokkenheid psychologisch meer druk uitoefenen op de klant dan wanneer u zelf de zoveelste aanmaning zou sturen. Let er wel op: een gerechtsdeurwaarder kan op basis van zo’n aanmaningsbrief niet rechtstreeks invorderen of beslag leggen. Daarvoor is altijd een vonnis van een rechter nodig en dat laat u best regelen door een advocaat.

Wanneer dergelijke minnelijke vordering niet de gewenste resultaten oplevert, wordt het aangewezen om de gerechtelijke procedure op te starten. In dergelijk geval komen de algemene voorwaarden weer onder de aandacht.  Mocht u er vandaag nog geen hebben, dan wordt het beter ietwat laat, dan té laat. Eens de verkoop gesloten, de bestelbon getekend of de factuur verstuurd, gelden de voorwaarden die op dat moment van toepassing waren én aanvaard door de klant.  Een verwittigd man is er twee waard. In uw algemene voorwaarden moet dus best ook staan welke rechtbank van koophandel bevoegd is om onderlinge geschillen te behandelen. Het spreekt voor zich dat het diegene is voor uw arrondissement.

Sinds enkele jaren geldt de regel dat de winnaar in rechtszaken ook een deel van het honorarium van de advocaat kan recupereren bij de verliezer, onder de vorm van een rechtsplegingsvergoeding (RPV). Sedert 2008 staat die forfaitaire vergoeding meer in verhouding tot het honorarium dat u voor die zaak heeft betaalt aan uw advocaat. Tarieven voor rechtsplegingsvergoeding worden jaarlijks geïndexeerd. De winnende partij kan meestal ook diverse gerelateerde gerechtskosten - zoals kosten van  dagvaarding of aangestelde expert - verhalen op de verliezer: de rechter mag wel nog enige andere beslissing nemen.

Beter voorkomen dan genezen: duidelijke algemene voorwaarden die tijdig door de klant gekend en aanvaard zijn, een doeltreffende facturatiesoftware en een goed debiteurenbeheer zijn de beste basis! Wie vergeet zich voor te bereiden voor een klant, bereid zich voor vergeten te worden door die klant …

09

BTW: % en intracommunautair

Bij elke levering van goederen of diensten dient u het correct BTW-tarief toe te passen. De BTW wordt berekend op de maatstaf van heffing tegen tarieven die verschillen volgens hetgeen wordt verhandeld. Deze tarieven zijn vastgelegd bij Koninklijk Besluit en zijn in België momenteel 0%, 6%, 12% of 21%:

0% voor recuperatieproducten en voor dag- of weekbladen, die jaarlijks minstens 48 keer verschijnen
6 % voor geleverde diensten met een sociaal karakter en voor basisproducten ( o.a. levensnoodzakelijke producten, voeding voor mens en dier, lectuur, herstellingen, personenvervoer, landbouwdiensten …)
12 % voor goederen en diensten die uit economisch of sociaal oogpunt belangrijk zijn (o.a. margarine, steenkolen, abonnement betaaltelevisie, restaurant- en cateringdiensten, banden voor landbouw, …)
21 % voor alle goederen en alle diensten die hoger niet vermeld werden (bijvoorbeeld: nieuwe auto's, huishoudelijke apparaten, geschenken, cosmetica, meer luxueuze voeding zoals oesters en kaviaar, ...)

De intracommunautaire levering van goederen is vrijgesteld van BTW wanneer volgende voorwaarden tegelijkertijd vervuld zijn:

• het gaat om goederen die vanuit België worden verzonden naar een andere lidstaat van de EU
• verkoper of koper zorgt zelf voor het vervoer of doet beroep op een derde (vb. transportbedrijf)
• de koper van de goederen is een belastingplichtige of een niet-belastingplichtige rechtspersoon
• de verkoper is een belastingplichtige die geen gebruik maakt van de vrijstelling inzake BTW voor kleine ondernemingen (als dit toch het geval is, moet de verkoop altijd gebeuren inclusief BTW)
• de koper der goederen handelt als belastingplichtige of niet-belastingplichtige rechtspersoon
• de koper is tevens verplicht om de BTW op zijn intracommunautaire verwervingen te voldoen, dan wel in een andere EU-lidstaat dan België zelf
• de levering der goederen gebeurt onder het normale BTW-stelsel en niet onder de zogenaamde belastingheffing op de winstmarge (“margeregeling”)

Als leverancier volstaat het om desbetreffende factuur bijkomend te voorzien van volgende vermelding: “Vrijgesteld van BTW door artikel 39 bis van het WBTW”. (WBTW is het Wetboek op de BTW in België)

Wanneer u zich beroept op deze vrijstelling voor intracommunautaire leveringen, dient u wel een aantal bewijzen te kunnen voorleggen, waaruit blijkt dat het wel degelijk een intracommunautaire levering is. Het gaat dan om het bewijs dat uw afnemer de verplichting heeft om zijn verwervingen te onderwerpen aan BTW en om het bewijs dat de goederen waarvoor u de vrijstelling voor intracommunautaire levering inroept, wel degelijk naar een andere lidstaat in de EU werden verzonden. Het bewijs dat uw afnemer zijn verwervingen aan de BTW moet onderwerpen, kan u leveren door een geldig BTW-nummer van uw afnemer voor te leggen. De geldigheid van een buitenlands BTW-nummer kan u zelf controleren door navraag te doen bij de FOD Financiën of door het BTW-nummer zelf op te zoeken in de VIES-databank. 

Bewaar een digitale screenprint van uw opzoeking. Hiermee zal u bij controle kunnen aantonen dat het BTW-nummer wel degelijk geldig was op het moment van de levering, ook als die klant in tussentijd zijn BTW-nummer heeft gestopt. Bewijzen dat de goederen wel degelijk naar een andere lidstaat verzonden zijn, kan u aan de hand van een geheel aan bewijsstukken zoals o.a. bestelbonnen, vrachtbrieven, leveringsbonnen, ontvangstbewijzen, gemaakte facturen, bewijzen van internationale betalingen, enz.

10

Inzake kopieën en creditnota's

CREDITNOTA:

Wanneer een door uw bedrijf opgestelde factuur bezorgd werd aan de klant, dan kan u aan dat specifiek handelsdocument zelf nadien geen enkele wijziging meer aanbrengen. Wanneer er bijvoorbeeld een bedrag moet afgetrokken worden, dan mag u echt geen vervangende factuur opmaken, maar u moet een creditnota opmaken, voor het bedrag dat van die betreffende factuur niet dient voldaan te worden.

Dat betekent dat u bij de opmaak van een creditnota - die u eveneens apart moet nummeren - steeds ook altijd dient te verwijzen naar de eerder opgemaakte specifieke factuur waarop deze creditnota betrekking heeft. Bijkomend is het aangewezen om inzake BTW de volgende vermelding toe te voegen:
BTW terugstorten aan de Belgische Staat, in die mate waarin deze oorspronkelijk in aftrek gebracht is. En indien Frans wenselijk: TVA à reverser à l’état Belge, dans la mesure où elle a été déduite initialement.

DUBBEL VOOR KLANT:

Wanneer uw klant melding maakt van het feit dat hij uw bezorgde factuur niet meer terug zou vinden, dan kan u een dubbel van die factuur opmaken: deze moet exact hetzelfde zijn als de oorspronkelijke factuur, dus ook de initiële datum en alle andere gegevens dienen exact identiek te zijn, naast een extra en duidelijk zichtbare vermelding van “dubbel” of zelfs beter de meer uitgebreide vermelding “Dubbel, uitgereikt op specifieke vraag van de klant, ter vervanging van de verloren of vernietigde initiële factuur”.

DUBBEL VOOR ARCHIEF:

Elke factuur dient altijd in dubbel te worden opgemaakt: een origineel voor de koper, de kopie voor u.

De ondernemer of handelaar moet alle kopieën volgens de wetgeving zeven jaar bewaren: te rekenen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de datum van uitreiking van de factuur. De bewaartermijn voor facturen bedraagt dus normaal 7 jaar, maar deze periode wordt verlengd tot 15 jaar voor documenten die betrekking hebben op de oprichting of de verkrijging van een gebouw dat als bedrijfsmiddel dient, of van de verkrijging van zakelijke rechten op een dergelijk gebouw. Hou daar dus zeker rekening mee.

Facturen mogen zowel op papier, als elektronisch bewaard worden, ongeacht de oorspronkelijke vorm van die factuur. U bepaalt zelf de plaats van deze bewaring. Enkel wanneer u de facturen op papieren bewaart, moet die bewaring gebeuren op het Belgisch grondgebied. Bewaart u evenwel uw facturen elektronisch, dan mag dat ook buiten België georganiseerd zijn, zolang volledige online toegang vanuit België gegarandeerd blijft. Hoe uw facturen ook bewaard worden, de authenticiteit en integriteit, van zowel papieren als elektronische facturen, moet tijdens die hele bewaartermijn gegarandeerd worden. Dat impliceert dat elke mogelijke manipulatie van de facturen achteraf dient vermeden te worden. De onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en ontvangst dor de klant, tot het einde van de bewaringstermijn dient gewaarborgd te zijn. Dit betekent evenwel niet dat vorm of formaat van de facturen niet mag worden gewijzigd, maar enkel indien de waarborgen van authenticiteit en integriteit behouden blijven. Deze facturen moeten gedurende de volledige bewaartermijn steeds leesbaar blijven.

Facturen die elektronisch werden ontvangen, worden in die oorspronkelijke vorm bewaard, met inbegrip van gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elke factuur waarborgen. Facturen die in papieren formaat werden ontvangen, mogen in die oorspronkelijke vorm of digitaal bewaard worden: bij digitale bewaring dienen gebruikte technologie of procesmatige middelen de authenticiteit van herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen te waarborgen.

11

Voorbeeld facturen en bonnen

Bestelbon nummer: 000123456 
Besteldatum
 
aantal / omschrijving product of dienst / eenheidsprijs / totale prijs / korting / BTW-% / te betalen
mogelijke opmerkingen aangaande verpakking / levertermijn / verzending / betaling / verzekering
eventuele vermelding van ontvangen/te betalen voorschot en te betalen saldo + betalingstermijn

handtekening 'voor akkoord' van de verkoper + handtekening 'voor akkoord' van de resp. koper(s)

FACTUUR  (op te maken, minstens in tweevoud)

12

Modellen bij debiteurenbeheer

HERINNERING 1
 
Beste klant,

Reeds 2 weken geleden ontving u van ons factuur nr. 123456. De voorziene betalingstermijn van deze factuur is reeds een week verstreken. Wij stellen vast dat wij uw betaling nog niet hebben ontvangen. Mogelijk is deze factuur bij de zakelijke drukte aan uw aandacht ontsnapt.

Wij verzoeken u daarom vriendelijk om binnen de 5 dagen het openstaande bedrag van 5.252,- EUR aan ons over te maken op rekeningnr. BE52 0123 4567 8910. Graag ook als mededeling vermelden: factuur nr. 123456.

Wanneer dit schrijven toch uw betaling nog heeft gekruist, hoeft u geen rekening te houden met deze herinnering. In bijlage vindt u een kopie van de betreffende factuur. Dank voor uw correcte betaling.

Met vriendelijke groeten,

uw naam en telefoonnr.

HERINNERING 2
 
Beste klant,

Uit onze administratie blijkt dat factuur nr. 123456 nog niet betaald is, ondanks de betalingstermijn reeds 20 dagen verstreken is. U kreeg reeds 10 dagen geleden een herinnering.

Wij vragen u dringend, doch vriendelijk binnen de 5 dagen het openstaande bedrag van 5.252,- EUR aan ons over te maken op rekeningnr. BE52 0123 4567 8910. Graag ook als mededeling vermelden: factuur nr. 123456.

Indien u op dit moment bepaalde betalingsproblemen zou hebben om deze factuur volledig te betalen, staan wij open voor een flexibelere betalingsregeling. Dit geldt enkel indien u hierover open en direct met ons communiceert en ons hiervan op de hoogte brengt, eveneens binnen de 5 dagen.
 
Overtuigd van uw spoedige en correcte betaling, tekenen wij,
met dank voor uw vertrouwen en vriendelijke groeten,

uw naam en telefoonnr.

HERINNERING 3
 
Beste klant,

Betreft: VERVALLEN FACTUUR

Uit onze administratie blijkt dat de factuur nr. 123456  nog steeds niet betaald werd, ondanks dat de betalingstermijn nu reeds meer dan een maand verstreken is, spijts onze beleefde herinneringen.

Wij verzoeken u hierbij vriendelijk, doch zeer dringend, het verschuldigde bedrag van 5.252,- EUR zo spoedig mogelijk doch zeker uiterlijk binnen de 5 dagen, over te maken op rekening nr. BE52 0123 4567 8910 met als duidelijke mededeling: factuur nr. 123456.

Wij herhalen dat wij nog steeds open staan voor een flexibele betalingsregeling, maar enkel indien u hierover meteen open en direct met ons communiceert, zeker binnen de 5 dagen.

Indien wij het vervallen bedrag toch niet binnen 5 dagen zouden ontvangen, noch enige reactie van u hebben gekregen, zal deze vordering uit handen worden gegeven aan een hiervoor gespecialiseerd bureau. Alle hieruit voortkomende kosten zijn, zoals wettelijk voorzien, integraal voor uw rekening.
Wij rekenen er op dat u het zover niet laat komen.

Overtuigd van uw vooralsnog spoedige betaling binnen de gestelde termijn van 5 dagen, tekenen wij, met beleefde groeten,

uw naam en telefoonnr.

HERINNERING 4
 
Beste klant,

AANGETEKENDE INGEBREKESTELLING 
 
Betreft: vervallen factuur nr. 123456

Ondanks onze vorige herinneringen, stellen wij vast dat onze factuur nr. 123456 nog steeds niet betaald werd. Wij hebben van u geen verzoek ontvangen met de vraag voor een flexibelere betalingsregeling.

Indien wij het vervallen bedrag niet binnen de 5 dagen ontvangen, wordt deze vordering onverwijld uit handen gegeven aan een bevoegd incassobureau en aansluitend deurwaarder. Het factuurbedrag wordt vervolgens vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding en alle verwijlinteresten, conform onze algemene voorwaarden.

Onze openstaande factuur nr. 123456 ten bedrage van 5.252,- EUR zal bijgevolg vermeerderd worden met 10 % forfaitaire schadevergoeding en met 12 % verwijlinteresten. Hier bovenop komen eveneens ook alle bijkomende kosten, lasten en rechtsplegingen, die tevens integraal te uwen laste vallen.

Wij geven u nog een allerlaatste keer de mogelijkheid om de betaling binnen de 5 dagen over te maken op onze bankrekening BE52 0123 4567 8910  met als mededeling factuurnr. 123456. Bij niet-betaling zullen wij uw dossier direct doorgeven om deze gelden en alle bijkomende intresten, schadevergoeding en kosten onverwijld te innen via gerechtelijke weg.

Dit schrijven wordt u toegezonden zonder enige nadelige erkentenis, met behoud van al onze rechten.

Met beleefde zakelijke groeten,

uw naam en telefoonnr.